La Fundación Comunitaria de Puerto Rico (FCPR) es una organización filantrópica sin fines de lucro que inició operaciones en el año 1985 para desarrollar las capacidades de las comunidades en Puerto Rico, para que éstas logren su transformación social y económica, maximizando la inversión filantrópica y el rendimiento de cada contribución. Por más de 38 años, la FCPR ha servido de asesor filantrópico a individuos, familias, corporaciones y organizaciones sin fines de lucro en Puerto Rico.
La FCPR valora la igualdad entre las personas y fomenta el acceso equitativo a oportunidades desde una mirada antirracista y decolonial. Reconocemos nuestro rol como contribuyentes y aliados al movimiento de equidad racial y antirracista en el ecosistema comunitario de Puerto Rico; y afirmamos nuestro compromiso con promover la justicia, la equidad, la diversidad y la inclusión en los procesos de reclutamiento.
Programa de Capacitación Laboral CDBG-DR (Workforce Training Program CDBG-DR, por sus siglas en
inglés)
En respuesta a los huracanes Irma y María, el Gobierno de Puerto Rico desarrolló un plan de recuperación para definir cómo Puerto Rico abordará las necesidades humanas urgentes de sus residentes, al mismo tiempo que desarrolla una recuperación transformadora. Para lograr una efectiva recuperación, el gobierno ha establecido el Programa de Capacitación Laboral que se implantará desde varias organizaciones sin fines de lucro y de base comunitaria a través de la Subvención en Bloque para el Desarrollo Comunitario – Recuperación ante Desastres (Community Development Block Grant – Disaster Recovery, por sus siglas en inglés). La posición de Asistente para el Programa de Capacitación Laboral en FCPR es pagada por los fondos CDBG-DR, provistos por el Departamento de la Vivienda y Desarrollo Urbano federal, y administrados por el Departamento de la Vivienda de Puerto Rico, con el objetivo de capacitar mano de obra que pueda satisfacer las necesidades de la reconstrucción; y mover a Puerto Rico a la economía del futuro.
Descripción general del puesto:
Las funciones del/la Asistente del programa se enfocan en diversas tareas, de acuerdo a las metas establecidas en el contrato firmado entre la Fundación Comunitaria de Puerto Rico y el Departamento de la Vivienda de Puerto Rico. Esto incluye y no se limita a: Asistir a la Gerente y a la Coordinadora de Programa en las operaciones diarias; recopilar y entrar información de los participantes del programa en el portal del Departamento de la Vivienda; preparar facturas y tramitar pagos desde la fundación; monitorear y actualizar el presupuesto gastado para el programa. También asistirá a la Gerente en procesos de monitoria y coordinará reuniones entre el personal de la fundación asignado a las oficinas de finanzas y administración.
Tareas y Responsabilidades:
- Asistir a la Gerente de los Programas y a la Coordinadora de Programa en las operaciones administrativas del programa diariamente.
- Asistir a la Gerente de los Programas y coordinar reuniones con las oficinas de Finanzas o Administración para recopilar documentación solicitada en procesos de monitoría.
- Mantener al día los archivos digitales y registros administrativos.
- Contactar y solicitar cotizaciones a recursos externos que puedan proveer equipo o
servicios a la fundación. - Documentar las aprobaciones recibidas para las compras y las contrataciones.
- Redactar y revisar contratos de los servicios y recursos contratados para el programa.
- Coordinar reuniones con profesores, estudiantes y contratistas.
- Apoyar el mercadeo y el proceso de reclutamiento del programa.
- Recopilar los formularios de participantes y apoyar el proceso de matrícula.
- Entrar la información de los participantes del programa en el portal del Departamento de
la Vivienda. - Apoyar el proceso de evaluaciones de los cursos y los profesores.
- Preparar cartas, contratos, informes, presentaciones y otros materiales para la FCPR, el Departamento de la Vivienda y otros, según sea requerido.
- Preparar y organizar facturas relacionadas a las compras de materiales y equipos
adquiridos bajo el programa federal. - Preparar memos y justificaciones para las adquisiciones y documentar los procesos.
- Entrar datos y facturas requeridos al sistema FIMS de la FCPR.
- Procesar solicitudes de reembolsos y requerimientos de pagos al Departamento de la
Vivienda. - Confirmar y documentar los reembolsos del Departamento de la Vivienda a la FCPR.
- Atender al público, recibir y tramitar correspondencia regular y electrónica (fax, e-mail)
como representante de la fundación. - Documentar llamadas y correos electrónicos recibidas en la fundación para conocer
sobre los cursos y matricularse en el programa. - Recibir y atender preguntas o necesidades de los profesores y los estudiantes del programa.
- Realizar cualquier otra gestión que disponga la FCPR para lograr las metas y los objetivos del programa.
Conocimiento y Destrezas: - Fuertes destrezas de organización y capacidad para manejar múltiples tareas.
- Capacidad para establecer prioridades, enfocándose en la entrega de documentos y facturas con fechas límites, y en el cumplimiento del contrato.
- Empatía para ofrecer asistencia y colaborar con estudiantes y profesores.
- Excelentes destrezas de comunicación escrita español e inglés.
Perfil idóneo para el puesto: - Grado de bachillerato en Administración, Contabilidad, y Finanzas, o grado universitario relacionado al puesto, o experiencia realizando las tareas indicadas en la descripción de puesto.
- Destrezas para preparar y revisar un presupuesto, solicitar cotizaciones, analizar costos y adjudicar compras.
- Conocimiento y/o experiencia de los procesos de compras para un programa federal.
- Mínimo de 1 año de experiencia trabajando con organizaciones comunitarias, instituciones académicas (universidades), o gobierno federal.
- Destrezas en programas de computadoras tales como Microsoft Office, Power Point, Excel, Publisher y plataformas en línea tales como Zoom, entre otras.
- Habilidad para trabajar y atender múltiples prioridades y solicitudes de información.
- Destrezas para mantener relaciones interpersonales y trabajar en equipo o mediante alianzas para lograr cumplir con las metas asignadas.
- Disponibilidad para ir presencialmente a la oficina y viajar para asistir a adiestramientos o actividades del programa.
Candidatos/as interesados/as en solicitar, favor de enviar resumé por correo electrónico, en o antes del 10 de noviembre de 2023 a: [email protected] y [email protected].
La FCPR ofrece igualdad en las oportunidades de empleo y no discrimina a ningún empleado/a o Candidato/a que solicite empleo debido a su raza, color, religión, sexo, orientación sexual, identidad de género, origen nacional, edad, veterano o discapacidad; y tomamos medidas afirmativas para reclutar mujeres, veteranos protegidos e individuos con discapacidades.